Privacy
Privacyverklaring
In deze verklaring lees je welke gegevens CallBear verwerkt van bezoekers van deze website en van mensen die contact met ons opnemen, welke berichten we via WhatsApp versturen, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. Gaat het om de gegevens van mensen die bellen naar een bedrijf dat CallBear gebruikt? Lees dan de pagina Verwerkersovereenkomst.
Wie zijn wij?
CallBear, [handelsnaam en rechtsvorm], [adres], KVK [KVK-nummer], btw [btw-nummer]. Voor deze gegevens is CallBear de verwerkingsverantwoordelijke. Vragen over privacy stel je aan [email protected].
Welke gegevens verwerken we?
Als je een demo aanvraagt
- je naam, de naam en het soort van je bedrijf, je e-mailadres en telefoonnummer;
- waarom je interesse hebt, welke systemen en welke agenda je gebruikt;
- het gekozen moment voor de demo, en of we je mogen bellen om de afspraak te bevestigen.
Als je ons belt, mailt of chat
- je naam, bedrijf, telefoonnummer en e-mailadres als je die geeft;
- je vraag en ons antwoord. Telefoongesprekken met onze digitale assistent worden opgenomen en uitgeschreven, en na 30 dagen automatisch verwijderd.
Als je klant bent
- de gegevens van je bedrijf en contactpersonen, de logins van je medewerkers voor het klantportaal, je facturen en betalingen.
Als je deze website bezoekt
- We gebruiken geen analyse- of advertentiecookies. Om de lettertypes te tonen, haalt je browser die op bij Google Fonts; daarbij ziet Google je IP-adres. Meer daarover op de pagina Cookies.
Waarom en op welke grond?
| Doel | Grond (AVG) |
|---|---|
| Je demo plannen en bevestigen, je vragen beantwoorden | Maatregelen op jouw verzoek vóór een overeenkomst |
| Je kort bellen om de demo te bevestigen | Jouw toestemming (het vinkje in het formulier); je kunt die altijd intrekken |
| Je bedrijf als klant bedienen en factureren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturen en boekhouding bewaren | Wettelijke verplichting |
| Je af en toe informeren over CallBear als je klant bent of een demo had | Gerechtvaardigd belang; je kunt je altijd afmelden |
Hoe lang bewaren we je gegevens?
- Demo-aanvragen en contactgegevens van wie geen klant wordt: tot [2] jaar na het laatste contact.
- Opnames en transcripts van gesprekken met onze assistent: 30 dagen.
- Klantgegevens: zolang je klant bent, en daarna zolang de wet dat vraagt (facturen: [7] jaar in België, 7 jaar in Nederland).
Berichten via WhatsApp
Maak je een reservatie of afspraak bij een bedrijf dat CallBear gebruikt (bijvoorbeeld een restaurant, hotel of praktijk), dan kun je een bevestiging via WhatsApp krijgen op het gsm-nummer dat je opgaf. Ook als je reservatie gewijzigd of geannuleerd wordt, kun je een bericht krijgen. Wij versturen die berichten namens dat bedrijf.
Welke gegevens staan in het bericht?
- je naam, zoals die in de reservatie staat;
- de naam van het bedrijf, de datum en het uur, en bij een restaurant of hotel het aantal personen;
- je gsm-nummer, waar we het bericht naartoe sturen.
We zetten nooit medische details in een bericht.
Als je antwoordt
Antwoord je op een bericht, dan sturen we je antwoord door naar het bedrijf (per e-mail en als notitie in hun agenda), zodat zij je verder helpen. Je krijgt een korte automatische ontvangstbevestiging.
Wie is verantwoordelijk?
Het bedrijf waar je reserveert, is verantwoordelijk voor je gegevens (de verwerkingsverantwoordelijke). CallBear verwerkt ze alleen in opdracht van dat bedrijf, met een verwerkersovereenkomst. Vragen over je reservatie stel je dus het best aan het bedrijf zelf.
Meta en WhatsApp
We versturen de berichten via het WhatsApp Business Platform van Meta Platforms Ireland Ltd. De berichten gaan daarbij langs de servers van Meta, die gegevens ook in de Verenigde Staten kan verwerken. Voor je eigen WhatsApp-account gelden de voorwaarden en de privacyverklaring van WhatsApp.
Hoe lang?
Wij bewaren de berichten zelf niet langer dan nodig: technische verwerkingslogs hooguit 7 dagen. Een antwoord dat je stuurt, staat als notitie in de agenda van het bedrijf, zolang het bedrijf die laat staan. Meta bewaart berichten tijdelijk om ze af te leveren, volgens de voorwaarden van WhatsApp.
Geen berichten meer?
Wil je geen berichten via WhatsApp meer krijgen, laat het dan weten aan het bedrijf of aan ons via [email protected]. We sturen dan geen berichten meer naar dat nummer.
Wie krijgt je gegevens?
We verkopen je gegevens nooit. We gebruiken deze diensten, telkens met een verwerkersovereenkomst:
- Google (onze e-mail via Google Workspace, agenda en documenten) – EU en VS;
- n8n (de koppelingen tussen onze systemen) – Frankfurt, Duitsland;
- Retell AI (onze digitale telefoonassistent en chat) – Verenigde Staten;
- Supabase (het klantportaal) – Ierland;
- Cloudflare (het tonen van deze website en het portaal) – wereldwijd netwerk;
- Twilio (telefoonnummers en berichten) – VS en EU;
- Meta (berichten via WhatsApp) – EU en VS.
Voor gegevens die naar de Verenigde Staten gaan, gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework.
Je rechten en je gegevens laten verwijderen
Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, je toestemming intrekken, bezwaar maken tegen een verwerking, de verwerking laten beperken en je gegevens laten overdragen. Stuur je vraag naar [email protected]; we antwoorden binnen een maand.
Je gegevens laten verwijderen: stuur een e-mail naar [email protected] met je naam en het telefoonnummer waarop je berichten of oproepen kreeg. We verwijderen je gegevens binnen een maand en laten je weten wanneer dat gebeurd is. Gaat het om een reservatie bij een bedrijf dat CallBear gebruikt, dan vragen we dat bedrijf om hetzelfde te doen in zijn eigen systemen.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (België, gegevensbeschermingsautoriteit.be) of de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland, autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Beveiliging
We beveiligen je gegevens met versleutelde verbindingen, eigen accounts met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie, en we geven alleen toegang aan wie de gegevens nodig heeft.