Privacy voor klanten
Verwerkersovereenkomst en gegevensverwerking
Als je bedrijf CallBear gebruikt, verwerkt CallBear gegevens van de mensen die naar je bellen in jouw opdracht. Jouw bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke, CallBear is de verwerker. Op deze pagina lees je eerlijk welke gegevens dat zijn, waar ze verwerkt worden en welke afspraken we vastleggen.
Kort samengevat. We tekenen met elke klant een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 van de AVG, vóór de proefweek begint. De assistent vraagt alleen wat nodig is. Opnames en transcripts worden na 30 dagen verwijderd. Niet alles gebeurt in de EU: de spraakverwerking gebeurt in de Verenigde Staten, met de wettelijke waarborgen die daarvoor gelden.
Welke gegevens verwerkt CallBear voor je bedrijf?
- Van bellers: telefoonnummer, naam, de afspraak of reservatie (datum, uur, soort, medewerker), eventueel een adres voor een bezoek ter plaatse, en de reden van een terugbelverzoek in één korte zin.
- Bij restaurants en hotels ook: het aantal personen en een korte notitie die de gast zelf geeft, zoals een allergie of dieetwens. Een allergie kan een gegeven over gezondheid zijn; de assistent noteert alleen wat de gast zelf meldt.
- Bij zorgpraktijken ook: geboortedatum en of iemand een nieuwe patiënt is. De assistent vraagt niet naar medische details, maar uit een afspraak of reden kan blijken welke zorg iemand zoekt; dat zijn gegevens over gezondheid.
- Berichten via WhatsApp: het gsm-nummer van de gast of klant, de naam zoals in de reservatie, de naam van je bedrijf, datum, uur en aantal personen, en de antwoorden die de gast of klant terugstuurt. Nooit medische details.
- Het gesprek zelf: spraak, opname en uitgeschreven tekst (transcript).
- Van je medewerkers: naam, e-mailadres en logins voor het klantportaal, het nummer om naar door te verbinden en het e-mailadres voor dringende meldingen.
- Rapportage: per gesprek het tijdstip, de duur en de uitkomst, zonder naam of andere persoonsgegevens.
Waar worden de gegevens verwerkt?
| Dienst | Waarvoor | Waar | Waarborg |
|---|---|---|---|
| Retell AI, Inc. | De spraakassistent: het gesprek, spraakherkenning, spraak, opname en transcript | Verenigde Staten | Verwerkersovereenkomst met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie |
| n8n GmbH | De koppelingen tussen de assistent, de agenda, het logboek en het portaal | Frankfurt, Duitsland | Verwerkersovereenkomst |
| Google (Google Workspace) | Agenda (afspraken en terugbelnotities), logboek zonder namen, e-mailmeldingen vanaf @callbear.ai | EU en VS | Verwerkersvoorwaarden van Google, standaardcontractbepalingen en Data Privacy Framework |
| Supabase | Klantportaal: logins van medewerkers en facturen | Ierland | Verwerkersovereenkomst met standaardcontractbepalingen |
| Cloudflare | Het tonen van het klantportaal (geen gegevens van bellers) | Wereldwijd netwerk | Verwerkersovereenkomst, Data Privacy Framework |
| Twilio | Telefoonnummer en berichten naar bellers | VS en EU | Verwerkersovereenkomst, bindende bedrijfsvoorschriften en Data Privacy Framework |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Bevestigingen, wijzigingen en annuleringen via WhatsApp, en de antwoorden daarop (WhatsApp Business Platform) | EU en VS | Verwerkersvoorwaarden van Meta (WhatsApp Business), standaardcontractbepalingen en Data Privacy Framework |
Komt er een dienst bij of verandert er iets, dan laten we het je minstens 14 dagen vooraf weten. Je kunt dan bezwaar maken.
Hoe lang bewaren we de gegevens?
- Afspraken en terugbelnotities staan in de agenda van je bedrijf, zolang jij ze laat staan.
- Opnames en transcripts: 30 dagen, daarna automatisch verwijderd.
- Technische verwerkingslogs: maximaal 7 dagen.
- Het logboek zonder namen: [24 maanden], voor de rapportage in je portaal.
- Eindigt de samenwerking, dan krijg je op verzoek een export en verwijderen we alles binnen 30 dagen.
Wat leggen we vast in de verwerkersovereenkomst?
- We verwerken de gegevens alleen voor jouw bedrijf en op jouw instructies, en nooit om AI te trainen.
- Iedereen met toegang is tot geheimhouding verplicht; bij zorgpraktijken respecteren we het medisch beroepsgeheim.
- We melden een datalek zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur.
- We helpen je bij vragen van bellers (inzage, verbetering, verwijdering) en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA).
- Je mag de naleving laten controleren.
Beveiliging
Versleutelde verbindingen, een geheime sleutel op elke koppeling, eigen logins per medewerker met afscherming per klant, tweestapsverificatie op onze beheeraccounts en zo weinig mogelijk gegevens. De assistent zegt altijd dat hij een digitale assistent is.
De volledige overeenkomst
We sturen je de verwerkersovereenkomst samen met de offerte. Wil je hem eerst inkijken? Vraag hem aan via [email protected].